{tocify} $title={Содержание}
Отдел закупок отвечает за приобретение товаров и услуг для бизнеса. Это может включать покупку товаров по конкурентоспособным ценам, выполнение всех юридических процедур, связанных с получением контракта, составление бюджета расходов на товары и изучение финансовых тенденций, чтобы убедиться, что деньги компании расходуются разумно.
Выбор поставщиков, которых будет использовать бизнес, не так прост как кажется. Хорошо звучащий продукт и хорошая цена не обязательно означают что это зеленый свет для подписания контракта с новым поставщиком. Итак, какие методы использует член группы закупок в процессе отбора?
Методы закупок
Вообще говоря, существует шесть методов закупок, используемых командой по закупкам в компании. Их фактические названия могут варьироваться в зависимости от вашей компании и отрасли, но процесс остается прежним. Шесть этапов закупок-это открытые торги, ограниченные торги, запрос предложений, двухэтапные торги, запрос предложений и закупки из одного источника.
Открытые торги
Открытые торги-это сокращенное название конкурсных торгов. Это позволяет компаниям делать ставки на товары в рамках открытого конкурса или открытого запроса предложений. Требования к проведению открытых торгов требуют чтобы компания:
- Рекламировалась локально
- Имела объективные и согласованные технические характеристики
- Имела объективные оценочные показатели
- Была открыты для всех квалифицированных участников торгов
- Представлена поставщику с наименьшими затратами без переговоров по контракту
Ограниченные торги
В отличие от открытых торгов, ограниченные торги ограничивают только количество заявок на участие в торгах, которые могут быть отправлены поставщиком или поставщиком услуг. Из-за этого избирательного процесса ограниченные торги также иногда называют выборочными торгами. Как и открытые торги, ограниченные торги считаются конкурентным методом закупок, однако конкуренция ограничивается учреждениями, приглашенными закупающей командой. Закупающей организации следует разработать набор руководящих принципов для использования при отборе поставщиков и поставщиков услуг, которые будут включены в список приглашенных. Рандомизированный отбор не сулит ничего хорошего для приобретения. Этот метод является избирательным, чтобы найти наиболее подходящие и квалифицированные агентства для закупки товаров и услуг. Это также используется как способ для закупающей команды сэкономить время и деньги во время процесса отбора.
Запрос предложений (RFP)
Запрос предложения-это термин, который используется во всем деловом мире. Менеджеры социальных сетей получают предложения от потенциальных клиентов все время, когда клиент ищет нового менеджера своего предприятия. Такого рода предложение является убедительным и уникальным документом, в котором говорится почему бизнес лучше всего подходит для данного типа проекта. Аналогичным образом в мире закупок запрос предложения-это метод, используемый когда поставщики или поставщики услуг предлагают свой товар или услугу группе по закупкам для рассмотрения. Если вы являетесь поставщиком, понимание того, что входит и выходит из управления качеством обслуживания, является ключом к победе в вашей заявке.
Группы по закупкам часто находятся в поиске наиболее ценных, наиболее продаваемых товаров, которые можно ввести в оборот. Клиент может чувствовать что у него есть вся квалификация, необходимая для выполнения конкретных требований команды по закупкам, но он должен это доказать. Агентства, пишущие заявки на участие в конкурсе, должны представить менеджеру по закупкам предложение в двух конвертах. Процесс, состоящий из двух конвертов, позволяет поставщикам тщательно изучить предложение, не зная финансовой составляющей. Финансовое предложение запечатано во втором конверте и должно быть вскрыто только после того, как содержание предложения в первом конверте будет одобрено или отклонено. Это исключает любое убеждение ценой и позволяет объективно смотреть при анализе правильной подгонки. Будет выбрано предложение с наилучшей квалификацией и лучшей ценой. Если менее квалифицированный (но все же квалифицированный) выбор имеет меньшую цену, ни о каком контракте не следует договариваться. Следует выбрать наиболее квалифицированное и подходящее предложение, независимо от цены.
Двухэтапный тендер
В рамках метода двухэтапных торгов используются две процедуры. Каждая из процедур состоит из двух этапов. Это может быть невыгодно для некоторых групп по закупкам, если существует ограничение по срокам заключения контракта. В том же ключе этот вариант является более гибким для обеих сторон, предоставляя больше возможностей для обсуждения в целях удовлетворения взаимных потребностей.
Первая процедура очень похожа на метод RFP, как обсуждалось выше. Группа по закупкам получает предложение в двух конвертах – один с самим предложением и один с соответствующей финансовой информацией. Разница в том, что участник торгов должен представить техническое предложение, в котором излагаются его решения по выполнению требований, указанных отделом закупок. Это предложение оценивается в соответствии с релевантностью решения потребностям заказчика. Предложение, набравшее наибольшее количество баллов, предлагается для дальнейшего обсуждения в попытке достичь соглашения. После достижения окончательного согласия по техническому предложению участнику торгов предлагается представить свое финансовое предложение, а затем последуют дальнейшие обсуждения для заключения контракта.
Вторая процедура во многом похожа на описанную выше, однако вместо того, чтобы участник торгов представил полностью заполненное техническое предложение, представляется частичное предложение. Методология и технические характеристики будут включены, но не в полной мере. Это дает возможность для еще большей настройки и обсуждения. Как только будет выбран наиболее квалифицированный участник торгов, ему будет предложено представить подробное техническое предложение вместе с финансовым предложением. Техническое предложение будет оценено и только после этого будет открыто финансовое предложение. Совокупная оценка как технического предложения, так и финансового предложения является основанием для заключения контракта с участником торгов.
Запрос цены
Этот метод закупок используется для товаров или услуг небольшой стоимости. Запрос предложения на сегодняшний день является наименее сложным из доступных методов закупок. Если у вас есть возможность, используйте этот метод, чтобы обеспечить быстрый процесс закупок и не слишком много бумажной работы. В этом методе нет официального предложения, подготовленного какой-либо из сторон. По сути закупочная организация выбирает как минимум трех поставщиков или поставщиков услуг, от которых они хотят получить котировки. Анализируется сравнение котировок и выбирается наилучший выбор, определяемый соответствием требованиям.
Один источник
Закупки из одного источника-это неконкурентный метод, который следует использовать только при определенных обстоятельствах. Закупки из одного источника осуществляются когда закупающая организация намеревается приобрести товары или услуги у единственного поставщика. Перед использованием этот метод должен пройти строгую процедуру одобрения со стороны руководства. Обстоятельства которые требуют этого метода, таковы:
- Чрезвычайные ситуации
- Если только один поставщик доступен и квалифицирован для выполнения требований
- Если преимущества использования определенного поставщика совершенно очевидны
- Если поставщику требуется определенный продукт или услуга, доступные только у одного поставщика
- Для продолжения работ, которые не могут быть воспроизведены другим поставщиком
В конце концов, тип метода закупок, который вы выбираете для использования, в значительной степени зависит от условий осуществления закупок и типа приобретаемого товара или услуги. Все методы закупок соответствуют жестким правовым рамкам, обеспечивающим соблюдение всех стандартов и качество процесса отбора.